Neue ERP-Software im Blick?

ERP-Wechsel vorbereiten – mit einem klaren Plan für Ihre Daten

Sie vergleichen ERP-Systeme oder planen bereits die Umstellung? Neben Funktionen, Kosten und Anbieterwahl stellt sich eine weitere Frage: Wie kommen Ihre bisherigen Daten ins neue System? Wir helfen Ihnen, diesen Teil früh zu planen – und übernehmen auf Wunsch später auch die technische Umsetzung. So wird aus „Die Daten ziehen wir dann um“ eine Aufgabe mit klarem Umfang und Zuständigkeiten.

Jetzt Strategiegespräch anfragen

+15 Jahre 


Erfahrung in Softwareeinführungen und ERP-Projekten

Bei einem ERP-Wechsel ersetzen Sie Ihre bisherige Unternehmenssoftware durch ein neues System. Damit der Betrieb dort weiterlaufen kann, brauchen Sie jedoch mehr als eingerichtete Funktionen: Kunden, Artikel, Bestände und offene Aufträge müssen auch in der neuen Software zusammenpassen. Genau darum geht es bei der Datenmigration.

Das ist auch dann ein Thema, wenn Ihre Systemauswahl noch offen ist. Sie können bereits klären, wo Ihre Daten liegen, wer sie versteht und wie Sie an sie herankommen. Die genaue Zuordnung zu den neuen Feldern folgt später, wenn das Zielsystem und seine Anforderungen ausreichend konkret sind.

Früh erkennen,
welche Datenarbeit ansteht

Verantwortlichkeiten
vor der Umsetzung klären

Unterstützung passend
zu Ihrem Projektstand

Jetzt Strategiegespräch anfragen

Wer kümmert sich beim ERP-Wechsel um Ihre bisherigen Daten?

Diese Frage lohnt sich schon, bevor Sie sich für ein System entscheiden.

Am Anfang stehen verständlicherweise die neuen Funktionen im Mittelpunkt. Bei der Datenübernahme wirken dagegen drei Annahmen oft einfacher, als sie später sind:

Datenmigration so umgesetzt, dass Ihr Tagesgeschäft problemlos weiterläuft

01

„Der ERP-Anbieter übernimmt die Daten.“

Das kann stimmen. Entscheidend ist aber, was vereinbart wurde: Nur das Einlesen fertig vorbereiteter Dateien – oder auch das Beschaffen, Zusammenführen und Aufbereiten Ihrer Altdaten?

Datenmigration so umgesetzt, dass Ihr Tagesgeschäft problemlos weiterläuft

02

„Die Daten stehen doch alle im alten System.“

Ein Teil steckt möglicherweise in Excel-Listen, zusätzlichen Anwendungen oder im Wissen einzelner Mitarbeiter. Und was im alten System funktioniert, kann im neuen System andere Angaben oder Verknüpfungen benötigen.

Datenmigration so umgesetzt, dass Ihr Tagesgeschäft problemlos weiterläuft

03

„Darum kümmert sich unsere IT nebenbei.“

Ihre IT kennt die Systeme. Für die Übernahme braucht es zusätzlich fachliche Entscheidungen, technische Aufbereitung und wiederholte Tests. Dafür müssen Zeit und Verantwortung eingeplant sein.

Datenmigration so umgesetzt, dass Ihr Tagesgeschäft problemlos weiterläuft

01

„Der ERP-Anbieter übernimmt die Daten.“

Das kann stimmen. Entscheidend ist aber, was vereinbart wurde: Nur das Einlesen fertig vorbereiteter Dateien – oder auch das Beschaffen, Zusammenführen und Aufbereiten Ihrer Altdaten?

Datenmigration so umgesetzt, dass Ihr Tagesgeschäft problemlos weiterläuft

02

„Die Daten stehen doch alle im alten System.“

Ein Teil steckt möglicherweise in Excel-Listen, zusätzlichen Anwendungen oder im Wissen einzelner Mitarbeiter. Und was im alten System funktioniert, kann im neuen System andere Angaben oder Verknüpfungen benötigen.

Datenmigration so umgesetzt, dass Ihr Tagesgeschäft problemlos weiterläuft

03

„Darum kümmert sich unsere IT nebenbei.“

Ihre IT kennt die Systeme. Für die Übernahme braucht es zusätzlich fachliche Entscheidungen, technische Aufbereitung und wiederholte Tests. Dafür müssen Zeit und Verantwortung eingeplant sein.

Aus offenen Datenfragen wird sonst zusätzliche Projektarbeit.

Ein Beispiel: Artikel sind übertragen, aber die passenden Mengeneinheiten oder Bestände fehlen. Dann kann Ihr Team einen Auftrag im neuen System noch nicht durchspielen. Solche Lücken lassen sich bearbeiten – sie brauchen nur Zeit, die kurz vor dem Betriebsstart oft fehlt.

Frühe Planung bedeutet deshalb nicht, schon alles zu wissen. Sie bedeutet, die wichtigen Fragen rechtzeitig auf den Tisch zu bringen.

Fünf Fragen für Ihre ERP-Vorbereitung

Wo liegen die benötigten Daten?

Betrachten Sie neben dem ERP auch ergänzende Listen und Anwendungen. Sonst bleibt ein Teil der Datenarbeit unsichtbar.

Was wird zum Betriebsstart gebraucht?

Nicht jeder alte Datensatz muss ins neue System. Entscheidend ist zunächst, womit Ihre Mitarbeiter künftig arbeiten müssen.

Wie kommen Sie an die Altdaten?

Klären Sie Exportmöglichkeiten, Ansprechpartner und Zugänge früh. Eine verfügbare Datei ist noch nicht automatisch vollständig oder verwendbar.

Wer übernimmt welchen Teil?

Halten Sie fest, wer Daten bereitstellt, aufbereitet, einliest und fachlich prüft. Gleichen Sie das mit den angebotenen Leistungen ab.

Wann können Ihre Mitarbeiter testen?

Planen Sie mehrere Datenläufe und Zeit für Rückmeldungen ein. Der letzte Import sollte nicht die erste ernsthafte Prüfung sein.

Noch kein neues ERP ausgewählt? Trotzdem können Sie sinnvoll anfangen.

Nicht jede Aufgabe braucht denselben Starttermin. Wir trennen, was Sie heute bereits klären können, von dem, was erst mit dem neuen System entschieden wird:

01

Vor der Systemauswahl: Ausgangslage verstehen.

Welche Datenquellen gibt es? Wer kann sie erklären? Welche Informationen werden voraussichtlich weiter benötigt? So werden wichtige Fragen für Gespräche mit ERP-Anbietern sichtbar.

02

Mit dem Zielsystem: Übernahme konkret planen.

Sobald neue Abläufe und Importanforderungen beschrieben sind, klären wir die Zuordnung der Daten. Fehlende Angaben und notwendige Umwandlungen werden zu konkreten Aufgaben.

03

Vor dem Betriebsstart: Mit eigenen Daten testen.

In einer nutzbaren Testumgebung prüfen Ihre Fachbereiche, ob die übernommenen Daten für ihre Arbeit passen. Erkenntnisse fließen in die Aufbereitung für den nächsten Lauf ein.

Beratung zum Einstieg. Umsetzung, wenn Ihr Projekt sie braucht.

Sie müssen nicht sofort eine vollständige Datenmigration beauftragen. Wir können zunächst die vereinbarte Vorbereitung begleiten. Sobald die Anforderungen feststehen, bereiten wir die Daten für Ihren ERP-Anbieter auf – oder übernehmen auf Wunsch auch den Import. Unser Schwerpunkt bleibt die Datenübernahme, ergänzend zu Ihrer ERP-Auswahl und dem Anbieter, der das neue System einführt.

Dabei unterstützen wir Ihren ERP-Wechsel

Wir erfassen mit Ihnen die relevanten Datenquellen und grenzen ein, welche Informationen für das neue System geprüft werden sollten.

Wir machen offene Datenfragen und Zuständigkeiten sichtbar, damit Ihre Projektplanung nicht nur den späteren Import berücksichtigt.

Wir bereiten fachliche Entscheidungen vor: Welche Daten werden übernommen, ergänzt oder bewusst nicht im neuen ERP weitergeführt?

Wenn die Zielanforderungen vorliegen, bereiten wir die Daten technisch so auf, dass sich die Übernahme wiederholen lässt.

Wir begleiten Testübernahmen und verfolgen Abweichungen bis zur Ursache. Ihre Fachbereiche prüfen, ob die Ergebnisse inhaltlich passen.

Wir planen mit den Beteiligten die endgültige Datenübernahme und begleiten sie im vereinbarten Umfang bis zum Betriebsstart.

Ein ERP-Angebot sollte auch die Arbeit vor dem Import erklären

Steht im Angebot „Datenübernahme“, fragen Sie nach dem erwarteten Ausgangspunkt: Liefert Ihr Unternehmen fertige Dateien oder übernimmt der Anbieter auch deren Vorbereitung? Wer klärt fehlende Werte und prüft die Ergebnisse?

Bleibt die Vorbereitung bei Ihrem Team, analysieren und bearbeiten wir die Altdaten nach den abgestimmten Importvorgaben. Ihr ERP-Anbieter erhält passende Daten für die Übernahme, während Ihre Mitarbeiter über Inhalte entscheiden und Ergebnisse prüfen. Deckt der Anbieter diese Arbeit bereits vollständig ab, brauchen Sie dafür keinen zusätzlichen Dienstleister.

Den Aufwand klären, bevor Sie ein zusätzliches Tool kaufen

Die Datenmenge allein sagt wenig über die Arbeit aus. Verteilte Quellen, neue Anforderungen, fehlende Angaben und fachliche Prüfungen beeinflussen den Aufwand. Ein Importwerkzeug nimmt Ihnen diese Entscheidungen nicht automatisch ab.

Wir prüfen, wie sich die Vorbereitung mit automatisierten Abläufen und dem vorgesehenen Importweg lösen lässt. Eine zusätzliche Migrationsplattform ist nicht immer nötig. Ob sie hilft, entscheidet Ihr Projektbedarf.

Wann ein externer Dienstleister sinnvoll ist

Wenn Datenmigration mehr braucht, als Ihr Team nebenbei leisten kann.

Ein überschaubarer, gut unterstützter Wechsel kann intern gelingen. Externe Hilfe wird besonders dann sinnvoll, wenn Wissen, Zeit oder eine durchgängige Verantwortung fehlen:

Zwischen altem und neuem Anbieter bleibt Arbeit offen.

Wir verbinden die vorhandenen Daten mit den Anforderungen des neuen Systems und führen offene Fragen zusammen.

Ihre Fachbereiche werden im Tagesgeschäft gebraucht.

Wir übernehmen die vereinbarte Aufbereitung. Ihre Mitarbeiter entscheiden über Inhalte, statt für jeden Test Dateien umzubauen.

Daten liegen in mehreren Systemen und Listen.

Wir untersuchen Zusammenhänge und schaffen nachvollziehbare Regeln für die Zusammenführung und Übernahme.

Sie brauchen mehr als einzelne Exporte.

Wir begleiten die Aufgabe von der Planung über wiederholbare Testläufe bis zum geprüften Ergebnis im neuen System.

So kann die Zusammenarbeit beginnen

Schritt 01

Strategiegespräch

Sie schildern Ihren Stand beim ERP-Wechsel. Wir zeigen, wie wir vorgehen, mit welchen Werkzeugen wir arbeiten und wie die Zusammenarbeit aussehen kann.

Schritt 02

Passenden Einstieg vereinbaren

Wir grenzen die Unterstützung ab: zunächst Orientierung und Vorbereitung oder bereits Umsetzung. Leistungen und offene Voraussetzungen werden vor der Beauftragung geklärt.

Schritt 03

Datenarbeit schrittweise umsetzen

Nach der Beauftragung untersuchen wir die vereinbarten Quellen. Mit belastbaren Zielanforderungen folgen die Zuordnung und technische Aufbereitung.

Schritt 04

Testen und in den Betrieb wechseln

Bei entsprechender Beauftragung begleiten wir Testläufe, Korrekturen und die endgültige Übernahme. Ihre Fachbereiche prüfen und bestätigen die inhaltlichen Ergebnisse.

Erfahrungen aus zwei ERP-Wechseln

ERP-Einführung bei Mellerud Chemie GmbH

Die Daten lagen nicht nur im Altsystem.

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems mussten neben den Altdaten auch Informationen aus rund 20 Excel-Listen berücksichtigt werden. Wir strukturierten die Datenmigration als eigenes Teilprojekt, banden die Fachbereiche ein und automatisierten die technische Aufbereitung weitgehend.

Rund 15Datenbereiche aus dem Altsystem
Über 7 Mio.Datensätze allein in der Verkaufsstatistik
32fachliche Ansprechpartner in Abstimmung und Prüfungen eingebunden

Wiederholte Testübernahmen zeigten, welche Angaben noch fehlten und welche Regeln geklärt werden mussten. Die Fachbereiche konnten darüber gezielt entscheiden, während wir die technische Umsetzung voranbrachten.

Das Ergebnis: Die produktive Datenübernahme wurde über ein Wochenende reibungslos umgesetzt – mit mehr als 7 Millionen Statistikdatensätzen sowie weiteren Stamm- und Bestandsdaten. Die wiederholten Tests und die weitgehend automatisierte Aufbereitung hatten den Wechsel gut vorbereitet. Für den Betriebsstart lagen eine belastbare Datenbasis und eine nachvollziehbare Dokumentation der Zuordnungen und Tests vor.

Die Zahlen beschreiben dieses Projekt, nicht einen typischen Mindestumfang. Bei Ihrem ERP-Wechsel klären wir gesondert, welche Datenarbeit tatsächlich erforderlich ist.

Frühe Projektergebnisse bei der Schulz-Flexgroup

Erste Testdaten, obwohl die Fachbereiche im Tagesgeschäft gebunden waren

Die Schulz-Flexgroup wollte die Datenmigration zunächst weitgehend selbst umsetzen. Im Verlauf der ERP-Einführung zeigte sich jedoch, dass den internen Ansprechpartnern dafür neben ihren übrigen Aufgaben die nötige Kapazität fehlte.

4 Wochenbis zu ersten Testdaten im neuen ERP-System
2zentrale Stammdatenbereiche: Kunden und Lieferanten samt Ansprechpartnern und Texten

Wir setzten die Datenmigration als eigenes Teilprojekt auf, klärten den Datenumfang und übernahmen die technische Führung. Dabei unterstützte uns ein internes Datenmigrationsteam aus drei Personen. Ergänzende Informationen aus Excel-Listen wurden gezielt einbezogen. Für die Fachbereiche bereiteten wir offene Fragen so vor, dass sie über Inhalte entscheiden und Ergebnisse prüfen konnten.

Der frühe Fortschritt: Bereits nach vier Wochen standen erste zentrale Stammdaten einschließlich Ansprechpartnern und ergänzenden Texten zum Testen bereit. Aus einem schwer greifbaren Engpass wurde ein bearbeitbares Teilprojekt mit dokumentierten Zuordnungen, Testständen und Verantwortlichkeiten.

Dieses Beispiel beschreibt erreichte Fortschritte in der Projektvorbereitung und den ersten Testmigrationen, keinen bereits abgeschlossenen Produktivwechsel.

Kundenstimmen

Stimmen zur Zusammenarbeit

Sein Arbeitsgebiet beherrscht Herr Berthelsen fachlich uneingeschränkt. Er konnte komplexe Sachverhalte schnell erfassen und praxisgerechte Lösungen anbieten. Sowohl fachlich als auch persönlich konnte Herr Berthelsen überzeugen und erwarb sich die Anerkennung seiner Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.

Mellerud Chemie GmbH

Yannicks Übernahme der Datenmigrationen entlastet mich in der Vorbereitung der Projekte. Er fängt Belastungsspitzen ab, sodass wir mehrere Projekte parallel voranbringen können. Die Zusammenarbeit ist angenehm und partnerschaftlich – durch konstruktive Kommunikation lösen wir inhaltliche Themen schnell und sauber. Genau die Unterstützung, die wir gebraucht haben.

Janine F.

dibac.hsm Anwendungsberaterin, dibac Software GmbH

Yannick übernimmt bei uns die Programmieraufgaben, die sonst niemand stemmen kann – von maßgeschneiderten Skripten bis zu komplexen SQL-Abfragen. Das spart uns enorm viele Ressourcen, die in anderen Bereichen benötigt werden. Seine Dokumentation ist strukturiert und nachvollziehbar.

Fabian K.

dibac.hsm Anwendungsberater, dibac Software GmbH

Wir schauen uns an, wo Ihre Datenmigration aktuell hängt, wie Ihr Projekt aufgestellt ist und an welcher Stelle wir konkret entlasten können.

Ihr ERP-Wechsel muss noch nicht fertig geplant sein.

Sie müssen für ein Strategiegespräch weder eine ERP-Software ausgewählt noch Datenexporte vorbereitet haben. Erzählen Sie uns kurz, wo Sie stehen und welche Fragen Sie beschäftigen.

Wir zeigen Ihnen unser Vorgehen und besprechen, welche Unterstützung zu Ihrem Projektstand passt. Das ist noch keine detaillierte Systemanalyse – sondern ein Kennenlernen mit einem klaren Blick auf die Datenmigration.

Jetzt Strategiegespräch anfragen

Über Berthelsen Datenmigration

Seit rund 15 Jahren begleiten wir Unternehmen bei Softwareeinführungen und kennen die Herausforderungen, die entstehen, wenn Technik, Fachbereiche und Projektalltag zusammenkommen.

Seit rund 15 Jahren begleiten wir Unternehmen bei Softwareeinführungen und kennen die Herausforderungen, die entstehen, wenn Technik, Fachbereiche und Projektalltag zusammenkommen.

Unser Schwerpunkt liegt seit vier Jahren vollständig auf Datenmigrationen in ERP-Projekten. Wir verbinden Beratung, technische Umsetzung und die verständliche Abstimmung zwischen IT und Fachbereichen. Dabei sehen wir nicht nur einzelne Dateien, sondern den Weg bis zu nutzbaren Daten im neuen System.

Wir übernehmen die vereinbarte Datenarbeit. Sie behalten die fachlichen Entscheidungen.

Von Brüggen aus für Ihr Projekt da

Berthelsen Datenmigration sitzt in Brüggen, in der Nähe von Düsseldorf. Unsere Zusammenarbeit läuft online, sodass wir Unternehmen im gesamten DACH-Raum beim ERP-Wechsel unterstützen können.

Jetzt Strategiegespräch anfragen
Berthelsen Datenmigration sitzt in Brüggen, in der Nähe von Düsseldorf.
Unsere Zusammenarbeit läuft vollständig online ab, sodass wir Unternehmen im gesamten DACH-Raum unterstützen können.
Jetzt Strategiegespräch anfragen

Häufige Fragen vor der ERP-Umstellung

Können wir sprechen, obwohl noch kein neues ERP-System feststeht?

Ja. Für ein erstes Gespräch brauchen Sie noch kein ausgewähltes Zielsystem. Bei einer späteren Beauftragung können wir bereits Datenquellen, Zugänglichkeit, Ansprechpartner und den voraussichtlichen Datenbedarf untersuchen. Die endgültige Zuordnung zu neuen Feldern ist erst sinnvoll, wenn die künftigen Abläufe und Importanforderungen ausreichend feststehen.

Übernehmen Sie den gesamten ERP-Wechsel?

Diese Leistung konzentriert sich auf die Datenmigration: ihre Vorbereitung, Organisation und technische Umsetzung. Sie ersetzt nicht automatisch die Auswahl, Einrichtung und Einführung der ERP-Software. Wir ergänzen Ihre Projektleitung, Fachbereiche und den ERP-Partner dort, wo Unterstützung bei den Daten gebraucht wird.

Ist Datenmigration beim ERP-Anbieter nicht schon enthalten?

Das hängt vom vereinbarten Leistungsumfang ab. Ein Angebot kann die vollständige Vorbereitung abdecken oder nur den Import bereitgestellter Dateien. Klären Sie deshalb ausdrücklich, wer die Daten beschafft, aufbereitet, einliest und prüft. Sind diese Aufgaben bereits passend besetzt, brauchen Sie dafür keinen zusätzlichen Dienstleister.

Müssen alle alten Daten ins neue ERP-System?

Nein. Trennen Sie die Informationen für das künftige Tagesgeschäft von Daten, die nur zum Nachschlagen oder für Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Welche Daten übernommen werden und welche anderweitig zugänglich bleiben, muss bewusst entschieden werden. Einfach alles zu übertragen erhöht nicht automatisch den Nutzen.

Wie viel Zeit und Budget müssen wir für die Datenübernahme einplanen?

Eine belastbare Schätzung braucht mehr als die Anzahl der Datensätze. Relevant sind die benötigten Datenbereiche, verfügbare Quellen, neue Anforderungen, notwendige Ergänzungen und die geplanten Tests. Wir klären den vereinbarten Umfang und seine Voraussetzungen, bevor wir eine konkrete Umsetzung anbieten. Bereits abgedeckte Leistungen werden dabei nicht noch einmal als zusätzliche Aufgabe eingeplant.

Wie viel müssen unsere eigenen Mitarbeiter weiterhin übernehmen?

Ihre Mitarbeiter werden für fachliche Entscheidungen und die Prüfung der Ergebnisse gebraucht. Wir können die technische Untersuchung und Aufbereitung übernehmen und Fragen verständlich zur Entscheidung vorbereiten. Die Bedeutung Ihrer Daten und die Freigabe für den Betrieb bleiben jedoch in Ihrer Verantwortung.

Wo können wir uns vor einem Gespräch weiter informieren?

Unser Fahrplan für die Datenmigration zeigt den gesamten Ablauf. Wenn Sie noch am Anfang stehen, hilft außerdem der Beitrag Wann sollte die Datenmigration beim ERP-Wechsel beginnen? Ein Gespräch ist auch ohne diese Vorbereitung möglich.

Warum greift unser neuer ERP-Anbieter nicht selbst auf die alte Datenbank zu?

Das kann er übernehmen, wenn es zu seinem Angebot gehört und die Voraussetzungen gegeben sind. Nicht jeder Auftrag umfasst jedoch die Untersuchung und Aufbereitung der Altdaten. Ein Datenbankzugang allein erklärt außerdem noch nicht, wie Ihr Unternehmen alte Felder verwendet hat und wie diese Informationen ins neue System gehören.

Wir übernehmen diese Arbeit, wenn sie im Projekt noch nicht ausreichend abgedeckt ist. Den zulässigen Zugang zu Datenbanken, Schnittstellen oder Exportdateien stimmen wir vorher mit Ihrer IT ab. Fehlende Zugriffsrechte werden nicht umgangen.