Für eine Datenübernahme in die GUS-OS Suite werden die benötigten Informationen aus Ihrem Altsystem und ergänzenden Listen für das neue ERP aufbereitet. Importbereit sind diese Daten, wenn ihre Herkunft, die Zuordnung zu den GUS-Feldern und die Voraussetzungen für den nächsten geplanten Lauf geklärt sind. Eine vollständig ausgefüllte Excel-Datei allein belegt das noch nicht.
Das bedeutet aber nicht, bis zur vermeintlich perfekten Gesamtdatei zu warten. Für einen frühen Test kann ein begrenzter, zusammenhängender Datenbestand genügen. Er muss die vorgesehene Prüfung ermöglichen und bekannte Lücken sichtbar lassen. Für den produktiven Umstieg, den Go-live, reicht dieser erste Nachweis dagegen nicht aus. Entscheidend ist also: Bereit für welchen nächsten Schritt?
GUS-Datenübernahme: Erst das nächste Testergebnis festlegen
Bevor Ihr Team weitere Dateien füllt, sollte feststehen, was der nächste Import zeigen soll. Geht es zunächst darum, einen ausgewählten Artikelbestand in GUS sichtbar zu machen? Oder soll bereits geprüft werden, ob damit ein bestimmter Geschäftsprozess funktioniert? Die zweite Aufgabe kann zusätzliche Informationen und verknüpfte Daten erfordern, die für die erste noch nicht gebraucht werden.
Mit Ihrem GUS-Partner klären Sie deshalb, welche Zielstrukturen und Importvorgaben für diesen Test gelten. Dazu gehört auch, welche Voraussetzungen im Zielsystem vorhanden sein müssen und welche zusammengehörigen Daten vorab oder gemeinsam geladen werden. Eine Vorlage kann dabei helfen, beantwortet aber nicht automatisch alle fachlichen Fragen.
Wir empfehlen, den nächsten Lauf bewusst einzugrenzen, statt jede offene Anforderung der gesamten GUS-Einführung zum Hindernis zu machen. Ist ein Datenbereich schon ausreichend beschrieben, kann dort die Vorbereitung beginnen. Ändern sich später GUS-Einstellungen oder fachliche Regeln, müssen die betroffenen Zuordnungen erneut geprüft werden. Vorläufige Entscheidungen sollten deshalb auch als vorläufig erkennbar bleiben.
Welche Felder und Formate konkret notwendig sind, hängt von Ihrem eingerichteten Zielsystem und dem vereinbarten Importweg ab. Eine allgemeine Liste vermeintlich immer gültiger GUS-Pflichtfelder würde an dieser Stelle mehr Sicherheit vortäuschen, als sie liefern kann.
Ein vollständiger ERP-Export kann trotzdem unvollständig sein
Steht das nächste Testergebnis fest, lässt sich der benötigte Bestand dagegen prüfen. Dabei geht es nicht nur darum, ob das alte ERP seine Tabellen vollständig exportiert hat. Die entscheidende Frage lautet, ob darin alle Informationen für den ausgewählten GUS-Test enthalten sind.
Bei unserer GUS-Datenmigration für die Mellerud Chemie GmbH waren etwa 15 Datenobjekte direkt aus dem Altsystem zu übernehmen – also zusammengehörige Datenbereiche wie Artikel, Kunden oder Bestände. Zusätzlich enthielten rund 20 Excel-Listen Informationen, mit denen die Daten angereichert werden mussten. Ein vollständiger Export des alten ERP allein hätte diese Ergänzungen deshalb nicht abgedeckt.
Für Ihre Datenübernahme folgt daraus: Betrachten Sie Zusatzlisten nicht als spätere Nacharbeit, wenn sie Informationen enthalten, die der nächste Test bereits benötigt. Es muss nachvollziehbar sein, welcher Inhalt aus welcher Quelle kommt und woran zusammengehörige Einträge erkannt werden. Liegen dieselben Angaben an mehreren Stellen unterschiedlich vor, braucht es eine fachliche Entscheidung, welcher Stand gelten soll.
Das ist mehr als eine Frage sauberer Spalten. Werden Ergänzungen dem falschen Artikel zugeordnet, kann eine Datei vollständig aussehen und trotzdem falsche Daten liefern. Deshalb sollte eine kleine Auswahl bis zu ihrer Herkunft zurückverfolgt werden können. So lässt sich prüfen, ob die Aufbereitung die richtigen Informationen verbunden hat – nicht nur, ob das Ergebnis ausreichend viele Zeilen enthält.
Fehlende Inhalte dürfen den Test nicht heimlich verfälschen
Beim Zusammenführen der Quellen werden häufig Lücken sichtbar. Für den nächsten Schritt ist wichtig, welche Bedeutung sie haben. Fehlt ein Wert, den der vereinbarte Import zwingend voraussetzt, muss vor dem Laden eine tragfähige Lösung feststehen. Fehlt dagegen eine Information außerhalb des abgegrenzten Testzwecks, kann sie möglicherweise später ergänzt werden. Diese Grenze sollten Fachbereich und GUS-Partner gemeinsam bestätigen.
Problematisch wird es, wenn leere Felder nur gefüllt werden, damit eine technische Prüfung nicht mehr anschlägt. Ein Standardwert ist sinnvoll, wenn er fachlich für die betroffenen Datensätze gilt und bewusst vereinbart wurde. Wird er bloß geraten, verschwindet die Lücke aus der Datei, aber nicht aus dem Projekt. Der anschließende Test kann dann einen Zustand bestätigen, der mit den tatsächlichen Geschäftsdaten wenig zu tun hat.
Für einen aussagekräftigen Test braucht es deshalb keine unsichtbar reparierte Datei, sondern einen nachvollziehbaren Datenstand. Dazu gehört die Information, welche Inhalte bereits geklärt sind, wo eine vorläufige Regel gilt und was bewusst noch fehlt. Für die verbleibenden Punkte muss eine entscheidungsfähige Person benannt sein. So können die Fachbereiche ihr Urteil auf einen bekannten Stand beziehen, statt etwas freizugeben, dessen Grenzen sie nicht kennen.
Die konkrete Arbeit innerhalb einer Vorlage vertiefen wir im Beitrag ERP-Importvorlage richtig befüllen. Hier geht es um die übergeordnete Entscheidung: Ermöglicht der vorbereitete Bestand die Prüfung, für die Sie ihn jetzt laden wollen?
Der erste GUS-Import liefert Erkenntnisse – noch keine Produktivfreigabe
Sobald die ausgewählten Daten nachvollziehbar vorbereitet sind und die notwendigen Voraussetzungen stehen, sollte der Test nicht an unwichtigen Restarbeiten des Gesamtprojekts hängen bleiben. Bei Mellerud lagen bereits früh konkrete Testergebnisse vor. Die Daten wurden über den GUS-Datenmigrationsleitstand übernommen, also den im Projekt verwendeten Importweg, und in wiederholten Durchläufen weiter geprüft und korrigiert.
Dabei war die Aufbereitung aus Altsystem und ergänzenden Listen wiederholbar aufgebaut. Neue Erkenntnisse konnten dadurch in die Regeln zurückfließen und beim nächsten Lauf erneut angewendet werden. Das ist für die Beurteilung der Importbereitschaft wichtig: Eine einmal von Hand passend gemachte Datei hilft beim Ausprobieren. Sie belegt aber noch nicht, dass sich ein neuer Datenstand auf dieselbe Weise verlässlich vorbereiten lässt.
Nach dem Laden sind zwei Ergebnisse zu unterscheiden. Zunächst zeigt der Import, welche Datensätze technisch übernommen wurden und wo Fehler aufgetreten sind. Anschließend prüfen die Fachbereiche, ob die Inhalte in GUS richtig zugeordnet und für den vereinbarten Zweck nutzbar sind. Erst zusammen zeigen diese Ergebnisse, was bereits funktioniert und was noch geändert werden muss.
Für den Go-live kommen weitere Nachweise hinzu: Der vereinbarte Gesamtumfang muss berücksichtigt sein, der endgültige Datenstand und die zeitliche Abfolge müssen feststehen, und relevante Geschäftsprozesse müssen mit den übernommenen Daten geprüft sein. Auch die benötigten Laufzeiten gehören dazu. Wie sich solche Nachweise über mehrere Läufe aufbauen, erläutert unser Beitrag zu Testmigrationen vor dem ERP-Umstieg.
Welche Vorbereitung fehlt bei Ihnen wirklich noch?
Wenn noch nicht klar ist, welche Informationen GUS für den nächsten Test erwartet, hilft zusätzliches Ausfüllen von Dateien wenig. Dann fehlen zuerst Zielvorgaben und ein eindeutiger Testzweck. Sind diese bekannt, aber die passenden Inhalte im Altsystem und in Zusatzlisten noch nicht zugeordnet, liegt die offene Arbeit in der Quellanalyse und Datenaufbereitung.
Sind dagegen Herkunft, Zuordnungen und notwendige Zusammenhänge für einen begrenzten Bestand geklärt, kann ein kontrollierter Test bereits sinnvoll sein. Bekannte Einschränkungen müssen dann mitgeliefert und die Ergebnisse gezielt ausgewertet werden. Dafür müssen nicht sämtliche Daten des späteren Produktivstarts fertig sein.
Diese Unterscheidung verhindert zwei teure Umwege: zu lange auf einen vollständig perfekten Bestand zu warten oder einen technisch erfolgreichen Import vorschnell als abgeschlossene Migration zu behandeln. Importbereit bedeutet immer, dass die Daten für den vereinbarten nächsten Schritt ausreichend vorbereitet und prüfbar sind.
Wir unterstützen bei der Datenaufbereitung für die GUS-OS Suite: vom Verständnis des Altsystems bis zu Dateien, mit denen Ihr GUS-Partner weiterarbeiten kann. Bei Bedarf begleiten wir auch Import, fachliche Tests und Umstieg. Einen Überblick über das Zusammenspiel gibt unser Leitfaden zur GUS-Datenmigration. Im Strategiegespräch zeigen wir, wie wir diese Arbeit organisieren und welche Aufgaben wir in Ihrem Projekt übernehmen können.