Wenn Sie Ihre GUS-Datenmigration beauftragen möchten, muss nicht automatisch ein zweiter Dienstleister die gesamte Migration übernehmen. Vielleicht kann Ihr GUS-Partner die Daten bereits laden – während in Ihrem Unternehmen niemand Zeit hat, das Altsystem zu untersuchen und die passenden Dateien vorzubereiten. Dann brauchen Sie vor allem Unterstützung bei der Datenbereitstellung. Fehlen darüber hinaus Kapazitäten für Import, Tests oder den Umstieg, sollte auch diese Begleitung ausdrücklich zum Auftrag gehören.
Entscheidend ist deshalb nicht, wie umfassend ein Angebot klingt. Es muss die Arbeit abdecken, die zwischen Ihrem heutigen Datenbestand und dem vereinbarten Ergebnis in GUS tatsächlich noch offen ist. Dazu gehören auch die Rückmeldungen aus dem ersten Test: Eine Datei ist nicht schon deshalb fertig, weil sie beim nächsten Beteiligten angekommen ist.
Zuerst klären: Welche Arbeit übernimmt Ihr GUS-Partner bereits?
Ein zusätzlicher Dienstleister soll eine Lücke schließen. Prüfen Sie daher gemeinsam mit Ihrem GUS-Partner, was im bestehenden Auftrag enthalten ist: Stellt er die Anforderungen an die Daten bereit? Übernimmt er auch die Untersuchung des Fremdsystems, die Aufbereitung und das Laden? Oder soll Ihr Unternehmen fertige Dateien liefern?
Diese Aufgaben können unterschiedlich verteilt sein. Aus der Bezeichnung „Datenmigration“ allein lässt sich nicht erkennen, wer welche davon übernimmt. Auch GUS beschreibt in seinen Hinweisen zur Migration aus Altsystemen die Analyse, Bereinigung, Zuordnung und Tests als Teile der Aufgabe. Es wäre deshalb falsch, dem ERP-Anbieter pauschal nur den Import zuzuordnen.
Für Ihren Auftrag ist der konkrete Übergabepunkt wichtig. Soll der neue Dienstleister beispielsweise Dateien liefern, die Ihr GUS-Partner lädt, brauchen beide dieselbe Vorstellung von deren Inhalt und Aufbau. Wer die Vorgaben bereitstellt, wer offene Fragen dazu beantwortet und wer das Testergebnis zurückmeldet, sollte vor Beginn feststehen. So kaufen Sie weder dieselbe Leistung zweimal ein noch lassen Sie die Arbeit dazwischen unbesetzt.
Die Vorbereitung im Altsystem gehört ausdrücklich in den Leistungsumfang
Gerade diese Arbeit dazwischen wird leicht unterschätzt. Bei der Einführung von GUS ERP bei der Mellerud Chemie GmbH lag ein wesentlicher Aufwand in der Organisation der Migration und in der Analyse des Fremdsystems. Große Teile davon waren im ursprünglichen ERP-Projektbudget so nicht vorgesehen. Wir haben die Datenmigration deshalb als eigenes Teilprojekt strukturiert und die technische Bearbeitung mit den Entscheidungen der Fachbereiche verbunden.
Für Ihre Beauftragung folgt daraus: „Daten bereitstellen“ sollte nicht nur bedeuten, vorhandene Tabellen zu exportieren. Ein Dienstleister muss zunächst nachvollziehen, wo die benötigten Informationen stehen, wie sie zusammengehören und welche Ergänzungen außerhalb des alten ERP liegen. Erst damit lässt sich bestimmen, wie aus dem vorhandenen Bestand die für GUS benötigten Daten entstehen.
Das Ergebnis dieser Arbeit sollte greifbar sein: eine Übersicht der verwendeten Quellen, nachvollziehbare Zuordnungen zu den GUS-Feldern und klar benannte Lücken. Diese Zuordnung wird häufig Mapping genannt. Für Ihre Projektleitung ist daran vor allem wichtig, dass eine offene fachliche Frage nicht stillschweigend durch eine technische Annahme ersetzt wird.
Zur Vorbereitung gehört außerdem ein wiederholbarer Weg vom Altsystem zur Übergabedatei. Denn nach einem Test ändern sich möglicherweise Regeln oder Daten. Wenn dafür dieselben Dateien erneut von Hand umgebaut werden müssen, haben Sie zwar einen ersten Export gekauft, aber noch keine verlässliche Datenbereitstellung.
GUS-Datenmigration beauftragen: Zwei sinnvolle Leistungsgrenzen
Der Auftrag muss nicht größer sein als Ihre tatsächliche Lücke. Für die Zusammenarbeit lassen sich zwei Varianten unterscheiden. Sie sind keine starren Pakete, sondern helfen dabei, ein eindeutiges Ergebnis zu vereinbaren.
| Variante | Was Sie beauftragen | Was zusätzlich geklärt sein muss |
|---|---|---|
| Daten für den GUS-Partner bereitstellen | Altsystem und Zusatzquellen untersuchen, Zuordnungen vorbereiten, Daten nach abgestimmten Vorgaben aufbereiten und prüfbare Dateien übergeben. | Der GUS-Partner übernimmt den Import. Rückmeldungen aus einem vereinbarten Test gelangen zurück in die Aufbereitung; Korrekturen und weitere Läufe sind abgegrenzt. |
| Datenbereitstellung und Migration begleiten | Zusätzlich vereinbarte Importe durchführen oder begleiten, Fehler auswerten, fachliche Tests koordinieren und den endgültigen Umstieg unterstützen. | Zugänge, zulässiger Importweg, Beteiligung des GUS-Partners und Entscheidungen des Kunden sind vereinbart. Die ERP-Konfiguration ist nicht automatisch Teil dieses Auftrags. |
Die erste Variante kann ausreichen, wenn Ihr GUS-Partner den Import verlässlich abdeckt und intern jemand die fachlichen Tests führt. Ein sauber aufbereiteter Datenbestand kann dann dessen Nacharbeit reduzieren. Das setzt allerdings voraus, dass die Zielvorgaben rechtzeitig vorliegen und die Übergabe gemeinsam erprobt wird. Weniger Aufwand lässt sich nicht allein dadurch versprechen, dass eine CSV-Datei geliefert wird.
Die zweite Variante passt, wenn auch nach der Dateierstellung niemand die nächsten Schritte zusammenhält. In unserem Mellerud-Projekt wurden die Daten beispielsweise über den GUS-Datenmigrationsleitstand geladen, also den dort eingesetzten Weg für die Übernahme in GUS. Darauf folgten wiederholte Test- und Korrekturläufe. Welcher Importweg in Ihrem Projekt verfügbar und vorgesehen ist, muss Ihr GUS-Partner bestätigen; ein bestimmtes Werkzeug ersetzt diese Abstimmung nicht.
Den gesamten Ablauf von der Planung bis zur Übernahme erläutert unser Beitrag zur Datenmigration in GUS ERP. Für den Auftrag genügt zunächst die klare Entscheidung, wer bis zu welchem Ergebnis verantwortlich mitarbeitet.
Entlastung heißt: Fachentscheidungen vorbereiten, nicht beim Kunden abladen
Auch mit einem externen Dienstleister bleibt Ihr Unternehmen für fachliche Entscheidungen zuständig. Ob eine alte Artikelgruppe im neuen System noch gebraucht wird oder welcher von zwei widersprüchlichen Werten stimmt, kann die Technik nicht eigenmächtig entscheiden. Daraus folgt aber nicht, dass Ihre Fachbereiche die gesamte Datenaufbereitung selbst erledigen müssen.
Bei Mellerud haben wir 32 Key-User aus den Fachbereichen in Pflichtfelder, Zuordnungsregeln und Prüfungen eingebunden. Die Aufgabe bestand nicht nur darin, Fragen weiterzuleiten. Wir haben die Zusammenhänge so aufbereitet, dass die Beteiligten entscheiden konnten, ohne sich in der technischen Detailarbeit zu verlieren.
Genau diese Vorbereitung sollte im Leistungsumfang erkennbar sein: Der Dienstleister untersucht die Daten, macht einen begründeten Vorschlag, benennt die Folgen und legt offene Entscheidungen der passenden Person vor. Nach der Freigabe überführt er die Regel in die Datenaufbereitung. Damit wird Ihr Team dort gebraucht, wo sein Wissen unverzichtbar ist – nicht als Ersatz für fehlende technische Kapazität.
Bleibt in einem Angebot nur „fachliche Mitwirkung des Kunden“ stehen, fragen Sie nach der praktischen Ausgestaltung. Sonst kann aus der erhofften Entlastung schnell eine neue Aufgabe für Ihre ohnehin ausgelastete Projektleitung werden.
Vereinbaren Sie, was nach dem ersten GUS-Test passiert
Die passende Leistungsgrenze ist erst belastbar, wenn sie auch bei Rückfragen funktioniert. Ein Import kann eine Datei technisch akzeptieren, obwohl Inhalte fachlich noch nicht passen. Umgekehrt kann eine Fehlermeldung durch die Datei, eine fehlende Voraussetzung im Zielsystem oder eine noch offene Entscheidung entstehen. Deshalb braucht es jemanden, der die Rückmeldung einordnet und an die richtige Stelle gibt.
Halten Sie vor der Beauftragung fest, welcher erste Datenbestand getestet wird, wer das Ergebnis prüft und wie vereinbarte Korrekturen wieder in die nächste Lieferung einfließen. Dabei müssen nicht beliebig viele Änderungen im Preis enthalten sein. Es muss jedoch unterscheidbar bleiben, ob ein vereinbartes Ergebnis nachgebessert wird oder ob neue Datenbereiche und Anforderungen hinzukommen. Die weitergehenden Fragen dazu behandelt unser Ratgeber zum Prüfen eines Datenmigrationsangebots.
Bevor Sie die GUS-Datenmigration beauftragen, sollten Sie Ihren Bedarf damit in einem Satz beschreiben können: „Uns fehlt die Aufbereitung aus dem Altsystem bis zur getesteten Dateiübergabe“ – oder „Uns fehlt zusätzlich die Begleitung von Import, fachlichen Tests und Umstieg“. Diese Klarheit ist hilfreicher als ein möglichst langes Leistungsverzeichnis.
Wir unterstützen beide Wege. Auf unserer Leistungsseite zur GUS-Datenmigration sehen Sie, wie wir Altsystemanalyse, Datenbereitstellung und begleitende Umsetzung verbinden. Im Strategiegespräch erläutern wir unser Vorgehen und die mögliche Aufgabenverteilung. Eine detaillierte Untersuchung Ihres Altsystems gehört nicht in dieses erste Gespräch, sondern in einen anschließend klar abgegrenzten Auftrag.