In vielen ERP-Ausschreibungen werden Funktionen, Prozesse und Schnittstellen ausführlich beschrieben. Für die Datenmigration bleibt dagegen ein kurzer Satz: „Die Altdaten sind zu übernehmen.“ Damit können Anbieter weder denselben Leistungsumfang kalkulieren noch kann das Unternehmen später prüfen, was tatsächlich geliefert wurde.
Für eine belastbare ERP-Datenmigration muss die Ausschreibung deshalb nicht schon jede technische Lösung vorgeben. Sie muss aber den Ausgangspunkt, die erwarteten Ergebnisse, die Verantwortungsgrenzen und die Art der Prüfung so beschreiben, dass Angebote vergleichbar werden. Genau diese Punkte gehören in das ERP-Lastenheft, bevor die Anbieter ihre Leistungen und Preise festlegen.
Was die ERP-Datenmigration in der Ausschreibung leisten muss
Ein Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, welches Ergebnis benötigt wird. Für die Datenmigration bedeutet das mehr als die technische Übertragung von Dateien. Nach dem Wechsel müssen die ausgewählten Daten im neuen ERP-System fachlich nutzbar sein: Kunden müssen den richtigen Rollen zugeordnet sein, Materialien brauchen passende Einheiten und offene Vorgänge müssen sich im vorgesehenen Prozess weiterbearbeiten lassen.
Deshalb sollte die Datenmigration als eigener Teil der Ausschreibung erkennbar sein. Sie besitzt eigene Quellen, Regeln, Abhängigkeiten, Testläufe und Freigaben. Wird sie nur als Nebensatz der ERP-Einführung behandelt, kalkuliert ein Anbieter möglicherweise lediglich Export und Import. Ein anderer versteht darunter zusätzlich Quellanalyse, Mapping, Transformation, Korrekturschleifen und Abnahmevorbereitung. Beide Angebote sehen dann vergleichbar aus, enthalten aber verschiedene Leistungen.
Nicht Tabellen zählen, sondern Datenobjekte und Grenzen benennen
Eine Liste alter Datenbanktabellen hilft bei der technischen Analyse, ist aber noch kein geeigneter Migrationsumfang. Entscheidend sind fachlich zusammengehörige Datenobjekte wie Kunden, Lieferanten, Materialien, Stücklisten, Bestände, offene Aufträge oder offene Posten. Für jedes vorgesehene Objekt sollte das Lastenheft außerdem die bekannten Grenzen nennen: betroffene Gesellschaften und Standorte, einbezogene Zeiträume, relevante Status sowie bewusst ausgeschlossene Bestände.
Das wird am Beispiel offener Kundenaufträge deutlich. Die Ausschreibung sollte nicht nur „Aufträge“ aufzählen. Sie muss erkennen lassen, welche Aufträge am Stichtag als offen gelten und ob Positionen, Lieferstatus, Preise und Bezüge zu Kunden und Materialien benötigt werden. Damit werden auch Abhängigkeiten sichtbar: Ein Auftrag kann erst sinnvoll geprüft werden, wenn seine Kunden- und Materialdaten im Zielsystem vorhanden sind.
Wir empfehlen dafür ein Datenobjektregister. Es hält je Objekt die bekannten Quellen, Ein- und Ausschlüsse, Abhängigkeiten, Verantwortlichen und noch offenen Entscheidungen zusammen. Dieses Register muss vor der Ausschreibung nicht bis auf jedes Feld vollständig sein. Es verhindert jedoch, dass eine grobe Objektliste später stillschweigend als vollständige Leistungsbeschreibung behandelt wird.
Der Zugriff auf die Altdaten gehört zum Leistungsrahmen
Ein Angebot kann nur so belastbar sein wie der geklärte Zugang zu den Quellen. Deshalb sollte das Lastenheft benennen, aus welchen Systemen Daten erwartet werden, welche Exportmöglichkeiten bekannt sind und wer notwendige Zugänge bereitstellt. Dazu gehören auch Zusatzdatenbanken, Excel-Bestände oder Fachanwendungen, wenn sie Informationen enthalten, die im neuen ERP gebraucht werden.
Besonders wichtig ist die Abgrenzung zum bisherigen ERP-Anbieter. Liefert er einen allgemeinen Export, einen fachlich beschriebenen Datenbestand oder nur Zugang zur Datenbank? Gibt es eine aktuelle Dokumentation und einen erreichbaren Ansprechpartner? Falls der Anbieter nicht unterstützen kann, muss geklärt sein, ob ein anderer Dienstleister die alte Datenstruktur lesend untersuchen darf. Ohne diese Angaben landet ein wesentliches Risiko nach der Vergabe zwischen Auftraggeber, Altanbieter und Migrationsdienstleister.
Das Lastenheft muss keine Tabellen oder SQL-Abfragen vorwegnehmen. Es sollte aber verlangen, dass aus der Analyse ein nachvollziehbares Quellenbild entsteht: Welche Informationen wurden wo gefunden, welche Beziehungen werden benötigt und welche Lücken müssen fachlich entschieden werden?
Prüfbare Ergebnisse ersetzen unverbindliche Tätigkeitswörter
Formulierungen wie „Unterstützung bei Mapping und Migration“ lassen offen, was nach der Arbeit vorliegt. Eine gute Leistungsbeschreibung verbindet die Tätigkeiten deshalb mit konkreten Ergebnissen. Je nach Projekt können dazu gehören:
- ein bestätigtes Datenobjektregister mit Quellen, Grenzen und Abhängigkeiten,
- versionierte Mapping- und Transformationsregeln samt offener Fachentscheidungen,
- wiederholbar erzeugte Importdateien oder ein dokumentierter technischer Transformationsweg,
- ein geladener Testbestand mit Fehlern, Prüfergebnissen und vereinbarten Korrekturen,
- die Übergabe der technischen Unterlagen und der freigegebenen Regelstände sowie
- belastbare Laufzeiten und Prüfschritte als Grundlage für den späteren Cut-over.
Diese Ergebnisse machen Angebote vergleichbar, ohne dem Anbieter unnötig ein bestimmtes Werkzeug vorzuschreiben. Ob eine Transformation mit SQL, einer ETL-Lösung oder einem anderen geeigneten Verfahren umgesetzt wird, ist zunächst zweitrangig. Wichtig ist, dass die Regeln nachvollziehbar sind, ein Lauf erneut erzeugt werden kann und der Auftraggeber die vereinbarten Ergebnisse prüfen kann.
Wie sich diese Ergebnisse anschließend in einem konkreten Angebot wiederfinden sollten, erläutert unser Beitrag ERP-Datenmigration beauftragen: Was ein belastbares Angebot regeln muss.
Geplante Erkenntnis ist keine ungeplante Mehrleistung
Vor der Ausschreibung sind nicht alle Sonderfälle bekannt. Viele Unterschiede werden erst sichtbar, wenn eigene Daten erstmals im neuen ERP-System geladen sind. Dann zeigt sich beispielsweise, dass ein alter Status im Ziel eine andere Bedeutung hat, eine Beziehung fehlt oder ein Pflichtfeld bislang nicht benötigt wurde.
Ein Testlauf ist deshalb nicht nur eine technische Probe. Er erweitert das Wissen des Projekts. Das Lastenheft sollte vorsehen, wie solche Erkenntnisse ausgewertet, entschieden und in den nächsten Lauf übernommen werden. Sonst kann eine erwartbare fachliche Klärung später wie eine überraschende Zusatzleistung wirken.
Das bedeutet nicht, dass jede Änderung automatisch im ursprünglichen Preis enthalten sein muss. Ausschreibung und Angebot sollten vielmehr zwischen zwei Fällen unterscheiden: Eine geplante Verfeinerung konkretisiert einen bereits vereinbarten Datenbestand. Eine echte Umfangsänderung nimmt dagegen neue Datenobjekte, zusätzliche Quellen oder andere bisher ausgeschlossene Leistungen auf. Erst diese Trennung ermöglicht ein faires Preis- und Änderungsmodell.
Verantwortung darf nicht an den Systemgrenzen enden
Bei einer ERP-Datenmigration besitzen mehrere Beteiligte jeweils einen notwendigen Teil des Wissens. Der bisherige Anbieter kennt das Altsystem, der neue ERP-Partner kennt Zielobjekte und Importwege, die Fachbereiche verstehen die geschäftliche Bedeutung und die interne IT stellt Zugänge und Umgebungen bereit. Daraus entsteht jedoch nicht automatisch eine durchgängige Verantwortung.
Das Lastenheft sollte daher nicht nur Rollen nennen, sondern Übergaben und Entscheidungen festlegen. Wer stellt welche Quelldaten bis wann bereit? Wer erläutert die Zielanforderung? Wer bereitet eine Mapping-Regel vor? Wer entscheidet über ihre fachliche Bedeutung? Wer setzt sie technisch um und wer bestätigt den geladenen Bestand?
Wir können als externer Datenmigrationsdienstleister die Quellen analysieren, Zuordnungen vorbereiten, Transformationen umsetzen, Testläufe strukturieren und Befunde für eine Entscheidung aufbereiten. Die fachliche Freigabe bleibt beim Kunden. Diese Grenze gehört schon in den Ausschreibungsrahmen, weil sie den internen Zeitbedarf und die vom Dienstleister erwartete Entlastung bestimmt.
Test und Abnahme vor dem ersten Import beschreiben
Wenn erst nach dem ersten Import über Prüfkriterien gesprochen wird, bewertet jeder Beteiligte den Lauf nach einem anderen Maßstab. Das Lastenheft sollte deshalb festlegen, welche Nachweise grundsätzlich erwartet werden. Die konkrete Ausprägung kann später je Datenobjekt ergänzt werden.
Technische Prüfungen können Datensatzmengen, Pflichtfelder, Schlüssel, Beziehungen, Protokollfehler und die Anwendung freigegebener Regeln abdecken. Die fachliche Prüfung beantwortet eine andere Frage: Kann der Fachbereich mit dem geladenen Bestand den vorgesehenen Geschäftsprozess ausführen? Bei offenen Aufträgen reicht es beispielsweise nicht, wenn alle Zeilen importiert wurden. Kundenbezug, Material, Mengen, Status und weitere Bearbeitbarkeit müssen zusammenpassen.
Auch der Gegenstand der Freigabe muss eindeutig sein. Eine Abnahme sollte sich auf einen bekannten Quellstand, eine bestimmte Version der Transformationsregeln und den daraus erzeugten Zielbestand beziehen. Nur dann lässt sich später nachvollziehen, welche Änderung einen bereits geprüften Zustand beeinflusst hat. Der Beitrag zum Datenmigrationskonzept für ERP-Projekte vertieft, wie diese Entscheidungen während der Umsetzung zusammengehalten werden.
Wie genau muss das ERP-Lastenheft zur Datenmigration werden?
Das Lastenheft ist ausreichend konkret, wenn Anbieter denselben Ausgangspunkt erkennen, ihre Annahmen offenlegen und ihre Leistungen an vergleichbaren Ergebnissen ausrichten können. Es muss noch kein vollständiges Feldmapping enthalten. Vor der Veröffentlichung der Ausschreibung sollten sich aber vier Fragen klar beantworten lassen:
- Was gehört zum Auftrag? Die vorgesehenen Datenobjekte, Quellen, Grenzen und wesentlichen Abhängigkeiten sind benannt.
- Was soll geliefert werden? Analyse, Mapping, technische Umsetzung, Testläufe, Dokumentation und Cut-over-Unterstützung sind als prüfbare Ergebnisse abgegrenzt.
- Wer liefert und entscheidet? Mitwirkung des Kunden, Leistungen der ERP-Anbieter und Verantwortung des Migrationsdienstleisters greifen nachvollziehbar ineinander.
- Wie wird der Erfolg beurteilt? Technische Kontrollen, fachliche Prüfung, Umgang mit Abweichungen und Freigabe sind grundsätzlich beschrieben.
Bleibt eine dieser Antworten offen, sollten Bieter die Lücke nicht durch eigene stillschweigende Annahmen schließen müssen. Entweder wird das Lastenheft präzisiert oder die offene Frage wird ausdrücklich als Teil einer vorgeschalteten Analyse beauftragt.
Vom Lastenheft zu vergleichbaren Angeboten
Eine gute ERP-Datenmigration-Ausschreibung beseitigt nicht jede Unsicherheit. Sie macht aber sichtbar, was bereits feststeht, welche Erkenntnisse erst in Analyse und Test entstehen und wie beide Seiten damit umgehen. Dadurch konkurrieren Anbieter nicht nur über Tagessätze, sondern über einen nachvollziehbaren Weg zu einem fachlich geprüften Datenbestand.
Der nächste sinnvolle Schritt ist deshalb kein möglichst langer Anforderungskatalog. Nehmen Sie ein wichtiges Datenobjekt und verfolgen Sie es im Lastenheft von der Quelle über die erwartete Transformation bis zur Prüfung im Zielsystem. Wenn für diesen Weg Umfang, Lieferergebnisse, Entscheidungen und Abnahme erkennbar sind, besitzt die Ausschreibung eine belastbare Grundlage. Danach können Sie die eingehenden Angebote mit den zwölf Fragen zum Vergleich von Datenmigration-Dienstleistern gezielt gegenüberstellen.