Eine ERP-Datenmigration neben dem Tagesgeschäft kann funktionieren. Sie darf jedoch nicht als ungeplante Zusatzaufgabe behandelt werden. Wenn IT, Key-User und Projektleitung neben Supportfällen, Monatsabschlüssen und dem laufenden ERP-Projekt auch noch Quelldaten analysieren, Zuordnungen ausarbeiten, Dateien erzeugen und Testfehler klären sollen, gewinnt im Alltag fast immer die dringendere Betriebsaufgabe.
Das bedeutet nicht, dass das interne Team zu wenig leistet. Meist wurde vorhandenes Fachwissen mit tatsächlich verfügbarer Zeit verwechselt. Eine belastbare Kapazitätsplanung trennt deshalb zwei Arten von Arbeit: Interne Fachleute entscheiden und prüfen dort, wo nur sie das Unternehmen kennen. Vorbereitende, technische und wiederholbare Migrationsarbeit erhält dagegen eine eigene Umsetzungskapazität.
ERP-Datenmigration neben dem Tagesgeschäft: Warum die Zusatzaufgabe immer wieder verliert
Die Aufgabenverteilung klingt zunächst vernünftig: Die IT exportiert die Daten, die Fachbereiche erklären Felder und Bedeutungen, und die Projektleitung koordiniert die offenen Punkte. Trotzdem werden wichtige Migrationsaufgaben von Termin zu Termin verschoben. Ein Produktionsproblem, ein dringender Supportfall oder eine Monatsabschlussfrage kann nicht warten. Die Vorbereitung der nächsten Testmigration scheinbar schon.
Dadurch entsteht ein tückisches Bild. Im Projekt finden Besprechungen statt, Aufgaben sind benannt und viele Beteiligte arbeiten. Dennoch liegt für ein Datenobjekt – also einen zusammengehörigen Bereich wie Kunden, Artikel oder offene Aufträge – kein vollständig vorbereiteter und prüfbarer Datenstand vor. Kurz vor dem nächsten Test müssen dann Quellanalyse, Abstimmung, Umwandlung und Fehlerkorrektur gleichzeitig nachgeholt werden.
Der eigentliche Planungsfehler liegt deshalb häufig nicht in der Rollenliste. Er liegt in der Annahme, dass eine benannte Person automatisch auch freie Arbeitszeit besitzt. Eine Zuständigkeit beantwortet, wer etwas tun soll. Kapazität beantwortet, wann diese Person es tatsächlich bis zu einem verwertbaren Ergebnis erledigen kann.
Der Engpass entsteht zwischen Fachwissen und Umsetzung
Key-User kennen die Abläufe ihres Fachbereichs. Sie können beispielsweise beurteilen, welche Kundenarten im neuen System unterschieden werden müssen, welche alten Kennzeichen noch eine fachliche Bedeutung besitzen und welche Ausnahmen zulässig sind. Die interne IT kennt wiederum Zugänge, Datenbanken, Schnittstellen und Besonderheiten des Altsystems. Beides ist für die Migration unverzichtbar.
Daraus folgt aber nicht, dass diese Personen auch die gesamte Arbeit zwischen einer Frage und ihrer Entscheidung selbst erledigen sollten. Vor einer fachlichen Freigabe müssen oft Tabellen untersucht, Datenbestände verglichen, Beispiele zusammengestellt und Auswirkungen sichtbar gemacht werden. Anschließend muss das Mapping – die Zuordnung der benötigten Informationen aus dem alten System zu den Feldern des neuen Systems – technisch umgesetzt und mit echten Daten getestet werden.
Wenn die knappe Zeit der Fachleute für Suchen, Sortieren und Formatieren verbraucht wird, fehlt sie genau dort, wo das Projekt sie nicht ersetzen kann: bei fachlichen Entscheidungen und Prüfungen. Der wirksamste Kapazitätshebel besteht daher nicht darin, das interne Wissen auszulagern. Er besteht darin, die operative Arbeit rund um dieses Wissen so vorzubereiten, dass interne Beteiligte gezielt entscheiden können.
Welche Mitarbeit im Unternehmen bleiben muss
Bestimmte Aufgaben lassen sich nicht sinnvoll vollständig an einen externen Dienstleister abgeben. Sie betreffen die Bedeutung der Daten, die künftige Arbeitsweise und die Freigabe des Ergebnisses. Allerdings kann fast jede dieser Entscheidungen so vorbereitet werden, dass sie deutlich weniger interne Such- und Aufbereitungszeit bindet.
| Interne Aufgabe | Warum sie intern bleiben muss | Wie sie vorbereitet werden kann |
|---|---|---|
| Migrationsumfang festlegen | Das Unternehmen entscheidet, welche Daten es für seine künftigen Prozesse benötigt. | Bestände, Mengen, Abhängigkeiten und Folgen verschiedener Auswahlmöglichkeiten werden vorab sichtbar gemacht. |
| Fachliche Regeln und Ausnahmen entscheiden | Nur der Fachbereich kann alte Bedeutungen und gewünschte Zielprozesse verbindlich beurteilen. | Mapping-Vorschläge enthalten konkrete Beispieldaten, Alternativen und klar benannte Auswirkungen. |
| Migrierte Daten prüfen | Technische Fehlerfreiheit beweist noch nicht, dass die Daten im Geschäftsprozess richtig nutzbar sind. | Prüffälle, Mengenabgleiche und auffällige Datensätze werden geordnet zur fachlichen Kontrolle bereitgestellt. |
| Prioritäten und Freigaben erteilen | Termin-, Risiko- und Geschäftsentscheidungen verbleiben bei Projektleitung und Unternehmen. | Offene Punkte werden mit Entscheidung, Auswirkung, Verantwortlichem und benötigtem Termin vorgelegt. |
Der Migrationsumfang, häufig auch als Scope bezeichnet, ist dabei nicht nur eine Liste von Tabellen. Gemeint ist die fachliche Abgrenzung der Datenobjekte und Bestände, die tatsächlich in das neue ERP-System übernommen werden sollen. Diese Entscheidung muss das Unternehmen treffen. Ein Spezialist kann jedoch die technische Untersuchung und die entscheidungsfähige Vorlage übernehmen.
Wie sich die Verantwortung zwischen Unternehmen, ERP-Partner und Migrationsspezialist sinnvoll aufteilen lässt, beschreibt der Beitrag Verantwortung bei der ERP-Datenmigration: Wer entscheidet, wer liefert, wer prüft? ausführlicher.
Welche operative Migrationsarbeit sich auslagern lässt
Entlastung entsteht erst dann, wenn ein externer Auftrag nicht bei Empfehlungen endet, sondern konkrete Arbeitsergebnisse umfasst. Je nach Projekt und Zugriffsmodell können dazu gehören:
- die Anforderungen des Zielsystems und seiner Importstrukturen aufzubereiten,
- relevante Tabellen, Felder und Beziehungen im Altsystem zu untersuchen,
- Mapping-Vorschläge mit Beispielen und offenen fachlichen Entscheidungen vorzubereiten,
- freigegebene Umwandlungsregeln als wiederholbare SQL-Skripte oder vergleichbare technische Schritte umzusetzen,
- Testdateien zu erzeugen, Importfehler zu ordnen und Korrekturen in den nächsten Lauf zu übernehmen,
- Mengen, Pflichtfelder und fachlich vereinbarte Regeln automatisiert zu prüfen sowie
- den Bearbeitungsstand so zu dokumentieren, dass Entscheidungen und Testergebnisse nachvollziehbar bleiben.
Der externe Spezialist entscheidet damit nicht, welche Zahlungsbedingung fachlich richtig ist oder welche historischen Daten das Unternehmen benötigt. Er sorgt dafür, dass diese Frage nicht als unübersichtliche Datei mit Tausenden Zeilen beim Key-User landet. Stattdessen erhält der Fachbereich eine vorbereitete Entscheidung mit den betroffenen Fällen und den Folgen der verfügbaren Varianten.
Wenn bereits ein Konzept vorliegt, aber niemand die beschriebenen Schritte umsetzt, hilft die ergänzende Einordnung Datenmigration: Brauchen Sie noch Beratung oder bereits operative Umsetzung?. Der vorliegende Beitrag beginnt früher: bei der Frage, wie interne und externe Kapazität überhaupt sinnvoll geschnitten werden sollte.
Warum eine pauschale Mitarbeiterzahl nicht seriös ist
Auf die Frage „Wie viele Mitarbeiter braucht unsere Datenmigration?“ gibt es keine belastbare Standardzahl. Zwei Unternehmen mit ähnlich vielen Beschäftigten können völlig unterschiedliche Aufwände haben. Entscheidend sind unter anderem die Anzahl und Komplexität der Datenobjekte, die Qualität der Altdaten, die Dokumentation des Quellsystems, die Reife der Zielanforderungen, die Zahl der Gesellschaften oder Standorte und der gewünschte Automatisierungsgrad.
Auch eine Prozentangabe für Key-User hilft nur begrenzt. Ein reservierter Wochentag ist wertlos, wenn die entscheidungsreife Vorlage erst am Abend davor entsteht oder die Fachperson während dieses Zeitfensters weiterhin Supportanfragen beantworten muss. Umgekehrt kann ein kurzer, gut vorbereiteter Prüftermin sehr wirksam sein, wenn Beispiele, Alternativen und Auswirkungen bereits verständlich vorliegen.
SAP empfiehlt in seiner ERP-Migrations-Checkliste ebenfalls, Ressourcen früh abzustimmen und andere Aufgaben delegierbar zu machen, damit sich das Implementierungsteam bei Bedarf auf die Datenmigration konzentrieren kann. Für die Praxis reicht es jedoch nicht, diese Zeit nur im Projektplan zu reservieren. Sie muss mit konkreten Ergebnissen und vorbereiteten Entscheidungen verbunden werden.
So wird der Kapazitätsbedarf am nächsten Datenlauf sichtbar
Eine leichtgewichtige Planung beginnt nicht mit einer Schätzung für das gesamte Projekt. Wählen Sie zunächst ein repräsentatives Datenobjekt aus, das fachlich wichtig ist und typische Schwierigkeiten enthält. Daran lässt sich der vollständige Weg bis zu einem prüfbaren Testergebnis beobachten.
- Definieren Sie das nächste überprüfbare Ergebnis. Nicht „Kundenstamm bearbeiten“, sondern beispielsweise: ausgewählte aktive Kunden wurden mit vereinbarten Pflichtfeldern in das Testsystem geladen und vom Vertrieb anhand festgelegter Fälle geprüft.
- Zerlegen Sie den Weg in sichtbare Arbeit. Zielstruktur verstehen, Quellen finden, Zuordnungen vorbereiten, offene Regeln entscheiden, Umwandlung umsetzen, Datei erzeugen, importieren, Fehler korrigieren und fachlich prüfen.
- Markieren Sie Vorbereiten, Entscheiden und Prüfen getrennt. So wird sichtbar, welche Aufgaben laufende operative Kapazität brauchen und für welche Punkte das knappe Wissen der Fachbereiche unverzichtbar ist.
- Planen Sie Arbeits- und Wartezeit. Ein Skript kann in Bearbeitung sein, während eine fachliche Entscheidung fehlt. Beides muss im Terminplan getrennt sichtbar bleiben, weil zusätzliche technische Kapazität keine ausstehende Freigabe ersetzt.
- Nutzen Sie das Ergebnis für die weitere Planung. Erst nach einem vollständigen Lauf zeigt sich, wie viel Quellanalyse, Abstimmung, technische Umsetzung und Nacharbeit für ähnliche Datenobjekte tatsächlich erforderlich ist.
Auf diese Weise entsteht kein theoretischer Personalplan, sondern ein belastbares Arbeitsmodell. Die Projektleitung sieht, welche internen Zeitfenster geschützt werden müssen und wie viel kontinuierliche Umsetzung zwischen diesen Terminen benötigt wird.
Am Kundenstamm wird die versteckte Arbeit sichtbar
Angenommen, das neue ERP-System verlangt für den Kundenstamm andere Felder und Strukturen als das Altsystem. Der Vertrieb kann schnell erklären, welche Kundengruppen, Zahlungsbedingungen und Sperrkennzeichen fachlich relevant sind. Die interne IT kann zeigen, in welchen Bereichen des Altsystems die Kundendaten grundsätzlich liegen.
Damit ist der Kundenstamm aber noch nicht migrationsbereit. Es muss geklärt werden, wie Rechnungs- und Lieferadressen zusammenhängen, welche alten Codes welcher neuen Ausprägung entsprechen, wie inaktive Kunden behandelt werden und ob Ansprechpartner oder Vertriebsbereiche als eigene Strukturen benötigt werden. Außerdem müssen die vereinbarten Regeln technisch umgesetzt und an ausreichend unterschiedlichen Datensätzen geprüft werden.
Wenn der Key-User all diese Fälle selbst in Datenbankexporten suchen, Tabellen vergleichen und Importdateien formatieren soll, wird aus einer fachlichen Entscheidung eine umfangreiche Nebenaufgabe. Wird dagegen ein Mapping-Vorschlag mit passenden Beispielen und einer klaren Ausnahmenliste vorbereitet, kann der Fachbereich seine Zeit für die eigentliche Beurteilung nutzen. Genau darin liegt der Unterschied zwischen bloßer Aufgabenverteilung und wirksamer Entlastung.
Vier scheinbare Lösungen helfen nur teilweise
„Wir verteilen die Aufgaben auf mehr Personen“
Eine breitere Verteilung kann einzelne Engpässe lösen. Ohne ein gemeinsames Ergebnis je Datenobjekt entstehen jedoch zusätzliche Übergaben. Dann kennt jede Person ihren Ausschnitt, während niemand sicherstellt, dass daraus eine lauffähige Testdatei und ein ausgewertetes Ergebnis werden.
„Wir setzen mehr Besprechungen an“
Besprechungen sind sinnvoll, wenn eine konkrete Entscheidung vorbereitet ist. Sie erzeugen aber weder eine Quellanalyse noch eine Transformationsregel oder einen korrigierten Datenstand. Fehlt operative Kapazität, wächst nach dem Termin vor allem die Aufgabenliste.
„Die IT übernimmt die Datenmigration“
Die IT ist für Zugänge, technische Zusammenhänge und die sichere Bereitstellung der Daten unverzichtbar. Im laufenden Betrieb muss sie jedoch auf Störungen reagieren. Werden alle Migrationsaufgaben zusätzlich dort gebündelt, konkurriert planbare Projektarbeit ständig mit ungeplanten betrieblichen Prioritäten.
„Wir lagern die Datenmigration vollständig aus“
Auch das funktioniert nicht. Ein Dienstleister kann Daten untersuchen, Vorschläge vorbereiten, Regeln umsetzen und Tests strukturieren. Er kann aber nicht ohne das Unternehmen entscheiden, was ein altes Kennzeichen fachlich bedeutet, welche Daten künftig gebraucht werden oder ob das Ergebnis für den Geschäftsprozess richtig ist.
Woran Sie erkennen, dass fehlende Kapazität bereits zum Projektrisiko wird
Ein Kapazitätsengpass wird nicht erst kurz vor dem Go-live sichtbar. Mehrere frühe Beobachtungen reichen für eine nüchterne Diagnose:
- Dieselben Migrationsaufgaben werden über mehrere Termine hinweg weitergeschoben.
- Key-User verbringen mehr Zeit mit Suchen und Formatieren als mit fachlichen Entscheidungen.
- Für wichtige Datenobjekte existiert noch keine wiederholbar erzeugbare Testdatei.
- Der ERP-Partner erhält Daten kurzfristig und kann Fehler erst unter Termindruck zurückmelden.
- Korrekturen aus einem Testlauf sind nicht so dokumentiert, dass sie im nächsten Lauf zuverlässig wiederverwendet werden.
Treffen mehrere Punkte zu, sollte die Projektleitung nicht nur neue Termine vergeben. Sie muss entscheiden, welche interne Zeit tatsächlich geschützt werden kann und wer die operative Arbeit zwischen den Entscheidungsterminen bis zum nächsten prüfbaren Datenstand übernimmt. Wenn der Terminplan bereits rutscht, hilft zusätzlich der Beitrag ERP-Datenmigration in Verzug: So finden Sie den blockierten Übergang.
Die richtige Kapazitätsfrage lautet nicht: intern oder extern?
Eine ERP-Datenmigration bleibt immer eine gemeinsame Aufgabe. Das Unternehmen kennt seine Daten und Prozesse und behält die fachliche Entscheidung sowie die Abnahme. Der ERP-Partner kennt das Zielsystem und dessen Importanforderungen. Ein Migrationsspezialist kann die Lücke dazwischen bearbeiten: Quellstrukturen analysieren, Mapping-Entscheidungen vorbereiten, freigegebene Regeln technisch umsetzen und Ergebnisse für die nächste Prüfung bereitstellen.
Deshalb lautet die entscheidende Frage nicht, ob die Migration intern oder extern durchgeführt wird. Sie lautet: Welche Arbeit benötigt zwingend internes Wissen, und wer besitzt für die übrige operative Arbeit tatsächlich verfügbare Kapazität?
Wenn diese Trennung für ein repräsentatives Datenobjekt geklärt ist, lässt sich der weitere Bedarf wesentlich seriöser planen. Die internen Fachleute bleiben verantwortlich, müssen aber nicht jede Tabelle selbst durchsuchen und jede Datei selbst erzeugen. So kann die Datenmigration parallel zum Tagesgeschäft vorankommen, ohne so zu tun, als entstünde die dafür nötige Zeit von allein.