„Fachbereich verantwortlich.“ In einem Projektplan sieht dieser Eintrag ordentlich aus. Spätestens im nächsten Testtermin beantwortet er jedoch keine der entscheidenden Fragen: Wer bestätigt den Datenumfang? Wer entscheidet eine Zuordnungsregel? Wer prüft das Ergebnis? Und wer darf festlegen, dass die Datenmigration mit dem nächsten Lauf weitergeht?
Verantwortung bei der ERP-Datenmigration wird besonders schwer greifbar, weil Projektleitung, Fachbereiche, ERP-Partner und Migrationsspezialisten eng zusammenarbeiten. Trotzdem kann eine Entscheidung zwischen ihnen liegen bleiben. Jede Seite hat ihre Aufgaben erledigt, aber niemand fühlt sich für das gemeinsame Ergebnis zuständig. Das Problem ist dann nicht zu wenig Mitarbeit. Es fehlt eine eindeutige Verbindung zwischen Ergebnis, Entscheidung und Person.
Die kurze Antwort: Verantwortung braucht drei klare Ebenen
Für eine steuerbare ERP-Datenmigration reicht es nicht, eine Abteilung als „verantwortlich“ einzutragen. Bei jedem wichtigen Ergebnis sollten drei Arten von Verantwortung getrennt werden:
- Vorbereitung und Umsetzung: Jemand analysiert die Ausgangslage, bereitet eine Entscheidung vor und setzt die beschlossene Regel technisch um.
- Fachliche Entscheidung: Eine benannte Person entscheidet, welche Daten und Bedeutungen im neuen System richtig sind.
- Projektentscheidung: Die Projektleitung oder ein dafür bestimmtes Gremium entscheidet, ob das Ergebnis für den nächsten Test oder den Go-live ausreicht.
Diese Ebenen können je nach Organisation auf unterschiedliche Personen verteilt sein. Entscheidend ist nicht eine allgemeingültige Rollenbezeichnung, sondern eine für das konkrete Projekt nachvollziehbare Zuordnung. Ein Migrationsspezialist kann beispielsweise einen Vorschlag ausarbeiten und umsetzen. Die fachliche Bedeutung der Daten entscheidet trotzdem der zuständige Fachbereich. Ob das Projekt auf dieser Grundlage weiterarbeitet, bleibt eine Projektentscheidung.
Vier Ergebnisse, an denen die Rollen sichtbar werden
Die Rollenverteilung wird verständlicher, wenn sie nicht an abstrakten Projektphasen, sondern an vier konkreten Ergebnissen festgemacht wird: Datenumfang, Mapping-Regel, Testnachweis und Freigabe. Für jedes dieser Ergebnisse muss erkennbar sein, wer vorbereitet, wer entscheidet und wer den nächsten Schritt bestätigt.
1. Datenumfang: Was gehört in die Migration?
Der Datenmigrationsumfang legt fest, welche Datenobjekte, Zeiträume, Organisationseinheiten und Bestände übernommen oder bewusst ausgeschlossen werden. „Kundenstamm migrieren“ ist dafür noch zu ungenau. Es muss beispielsweise geklärt sein, ob nur aktive Kunden betrachtet werden, welche Gesellschaften dazugehören und wie mit historischen oder gesperrten Datensätzen umgegangen wird.
Die operative Vorbereitung kann ein Migrationsspezialist übernehmen. Er erfasst die verfügbaren Bestände, macht Mengen und Abhängigkeiten sichtbar und zeigt die Folgen verschiedener Auswahlmöglichkeiten. Die fachlich zuständigen Personen entscheiden anschließend, welche Daten im Zielsystem tatsächlich benötigt werden. Die Projektleitung bestätigt schließlich den vereinbarten Umfang und bewertet Auswirkungen auf Termin, Budget und angrenzende Arbeitspakete.
Eine brauchbare Zuordnung lautet deshalb nicht „Fachbereich ist für den Scope zuständig“, sondern zum Beispiel: „Die Verantwortliche für den Kundenstamm bestätigt bis zum vereinbarten Termin, welche Kundengruppen und Gesellschaften in Testlauf 1 enthalten sind.“ Wie diese Auswahl fachlich vorbereitet wird, vertieft unser Beitrag dazu, welche Daten beim ERP-Wechsel ins neue System gehören.
2. Mapping: Wer entscheidet über die Bedeutung?
Ein Mapping beschreibt, wie Informationen aus dem Altsystem den Feldern und Werten des neuen Systems zugeordnet werden. Dabei entstehen technische und fachliche Fragen. Der ERP-Partner kann erklären, welche Zielwerte zulässig sind. Ein Migrationsspezialist kann Vorkommen analysieren, Varianten vorbereiten und die gewählte Regel reproduzierbar umsetzen. Welche Bedeutung ein alter Wert künftig haben soll, kann jedoch nur eine fachlich legitimierte Person entscheiden.
Angenommen, eine alte Kundengruppe wurde im Laufe der Jahre für zwei unterschiedliche Sachverhalte verwendet. Dann wäre eine direkte Zuordnung zu einem einzigen Zielwert zwar technisch einfach, fachlich aber möglicherweise falsch. Der Migrationsspezialist zeigt die betroffenen Datensätze und mögliche Unterscheidungsmerkmale. Der ERP-Partner klärt die Zielstruktur. Der zuständige Fachbereich entscheidet die gewünschte Bedeutung. Erst danach wird die Regel implementiert und im nächsten Lauf geprüft.
Diese Trennung verhindert, dass technische Bearbeiter unbemerkt Geschäftsregeln erfinden. Sie verhindert zugleich, dass jede Detailfrage in einer großen Abstimmungsrunde endet. Für die praktische Ausarbeitung solcher Regeln ist unser Beitrag zum Datenmapping im ERP-Projekt die passende Vertiefung.
3. Testnachweis: Wer prüft Technik und fachliche Nutzbarkeit?
Ein erfolgreicher Import ist noch keine fachlich geprüfte Datenmigration. Der Testnachweis verbindet deshalb technische Ergebnisse mit einer fachlichen Bewertung. Dazu gehören beispielsweise Mengenabgleiche, abgewiesene Datensätze, die Anwendung der vereinbarten Regeln und vorbereitete Stichproben im Zielsystem.
Der Migrationsspezialist erzeugt und dokumentiert den Lauf. Er bereitet Abweichungen so auf, dass ihre Ursache nachvollziehbar wird. Keyuser oder Datenverantwortliche prüfen anschließend, ob Werte, Beziehungen und ausgewählte Geschäftsabläufe im neuen System fachlich stimmen. Die Projektleitung entscheidet nicht selbst über jede Kundengruppe oder Materialeinheit. Sie muss aber erkennen können, ob die vereinbarten Prüfkriterien erfüllt wurden und ob offene Abweichungen den nächsten Schritt gefährden.
So entsteht aus drei Perspektiven ein belastbarer Test: technisch nachgewiesen, fachlich bewertet und für den Projektfortschritt eingeordnet. Welche Prüfungen dafür sinnvoll sind und weshalb „technisch geladen“ nicht mit „fachlich abgenommen“ gleichzusetzen ist, erläutert unser Beitrag zur Datenvalidierung und Abnahme einer ERP-Migration.
4. Freigabe: Wofür reicht das Ergebnis jetzt aus?
Eine fachliche Freigabe bedeutet, dass eine benannte Person einen bestimmten Datenstand für einen bestimmten nächsten Schritt akzeptiert. Das kann die Freigabe für einen weiteren Test, eine Generalprobe oder den produktiven Lauf sein. Eine pauschale Aussage wie „Die Daten sehen gut aus“ lässt dagegen offen, welche Daten geprüft wurden und wofür die Aussage gelten soll.
Deshalb sollte jede Freigabe den betrachteten Umfang, den geprüften Lauf, die angewendeten Kriterien und bekannte Ausnahmen erkennen lassen. Sie bedeutet nicht zwangsläufig, dass kein einziger Fehler mehr vorhanden ist. Sie bedeutet, dass die entscheidungsberechtigte Person die nachgewiesene Qualität und die verbleibenden Abweichungen für den ausdrücklich genannten nächsten Schritt akzeptiert.
Ein externer Dienstleister kann diese Entscheidung sehr gut vorbereiten. Er kann Nachweise strukturieren, offene Punkte mit ihren Auswirkungen darstellen und eine klare Empfehlung formulieren. Die fachliche Freigabe und die Entscheidung über den weiteren Projektverlauf bleiben jedoch beim Kunden.
Warum eine RACI-Matrix allein noch keine Entscheidung klärt
Eine RACI-Matrix – also eine Übersicht darüber, wer ausführt, entscheidet, beratend beteiligt oder informiert wird – kann die Zusammenarbeit sinnvoll ordnen. Sie hilft aber nur, wenn ihre Einträge konkret genug sind. Steht dort bei „Datenmigration“ lediglich „Fachbereich“ oder „IT“, bleibt das ursprüngliche Problem bestehen.
Für kritische Ergebnisse sollte die Matrix deshalb um vier Angaben ergänzt werden: die genau benötigte Entscheidung, eine namentlich benannte Person, den vereinbarten Termin und den Nachweis, an dem die Erledigung erkennbar ist. Aus „Vertrieb entscheidet Kundenmapping“ wird dann etwa: „Die benannte Vertriebsverantwortliche entscheidet auf Grundlage der dokumentierten Varianten, wie die alte Kundengruppe 01 im Zielsystem zugeordnet wird. Die freigegebene Regel fließt in den nächsten Testlauf ein.“
Der Unterschied wirkt klein, verändert aber die Steuerbarkeit. Eine Rollenbezeichnung beschreibt eine Zuständigkeit. Der vollständige Satz beschreibt eine prüfbare Entscheidung und ihre Wirkung auf das Projekt.
Vier Sätze für den nächsten Projekttermin
Die gesamte Rollenlogik lässt sich ohne zusätzliches Methodenhandbuch in vier Sätzen anwenden. Für ein aktuell bearbeitetes Datenobjekt sollte das Projekt diese Aussagen mit Namen und Termin vervollständigen können:
- Der Datenumfang für das Objekt wird von einer benannten Person bis zu einem benannten Termin bestätigt.
- Die Mapping-Regel wird von einer benannten Person anhand eines konkreten Vorschlags entschieden.
- Das Testergebnis wird technisch nachgewiesen und von einer benannten Person anhand vereinbarter Kriterien fachlich geprüft.
- Die Freigabe gilt ausdrücklich für den benannten nächsten Schritt und wird von einer dafür entscheidungsberechtigten Person erteilt.
Kann das Projekt einen dieser Sätze nicht vervollständigen, fehlt nicht automatisch eine weitere Sitzung. Zuerst fehlt eine konkrete Zuordnung. Genau dort sollte die Projektleitung ansetzen, bevor der nächste Lauf vorbereitet wird.
Was externe Unterstützung übernehmen kann – und was beim Kunden bleibt
Wir können Datenbestände analysieren, Entscheidungsvarianten vorbereiten, Mapping- und Transformationsregeln technisch umsetzen, Testläufe strukturieren und Nachweise für die fachliche Prüfung aufbereiten. Dadurch werden Entscheidungen schneller möglich, ohne dass Datenbedeutungen stillschweigend von außen festgelegt werden.
Der ERP-Partner bleibt für Anforderungen und Besonderheiten des Zielsystems wichtig. Die Fachbereiche des Kunden entscheiden über die fachliche Bedeutung ihrer Daten. Die ERP-Projektleitung steuert Prioritäten, Abhängigkeiten und Freigaben für den weiteren Projektverlauf. Externe Unterstützung schließt die operative Lücke zwischen diesen Beteiligten; sie ersetzt ihre Entscheidungsverantwortung nicht.
Ob der ERP-Partner diese verbindenden Aufgaben bereits ausreichend abdeckt, lässt sich mit unserem Beitrag zur Frage prüfen, ob der ERP-Anbieter auch die Datenmigration übernimmt. Wenn zusätzliche Unterstützung nötig ist, helfen die zwölf Fragen zum Vergleich von Datenmigration-Dienstleistern bei der Abgrenzung des passenden Auftrags.
Der einfache Prüfstein für eine klare Rollenverteilung
Eine tragfähige Rollenverteilung zeigt sich nicht daran, wie viele Namen in einer Präsentation stehen. Sie zeigt sich daran, ob das Projekt bei jedem kritischen Ergebnis sagen kann: Wer bereitet es vor? Wer entscheidet die fachliche Frage? Wer prüft den Nachweis? Und wer bestätigt den nächsten Schritt?
Der wichtigste Merksatz dafür ist bewusst schlicht: Ein Name an einer Entscheidung ist für das Projekt hilfreicher als fünf Personen im CC.